Empecemos por desmenuzar el termino desde su raíz. Por su origen en inglés (Cashflow) intenta describir el flujo o el curso que sigue o seguirá nuestro dinero en un plazo determinado. No hace distinción entre empresas y personas, ni tampoco entre diferentes actividades ni tipologí­a de empresas. Es una herramienta amplia que puede ser utilizada para administrar nuestro dinero en forma eficiente y frecuentemente es utilizada por las compañías para: saber cuándo tendrán un desfasaje financiero, determinación de necesidades de capital, fijar o afrontar compromisos financieros, establecer posibilidades de inversión, pero por sobre todas las cosas para planificar el funcionamiento operativo del negocio.

¿Por dónde empezar?

Una hoja en blanco es más que suficiente. ¿Esperaban que les comente alguna fórmula mágica escrita en Excel o algún CRM que tiene aplicaciones múltiples, pero es tan difícil de configurarlo que nos damos por vencidos luego de una semana? De nada sirve la herramienta, sino sabemos con usarla. Entonces, con papel blanco y lapicera en mano comenzamos por escribir los tres cuerpos de la estructura básica: ingresos, egresos y total. Luego, determinamos el plazo que nos es más conveniente de acuerdo al nuestro objetivo. Por ejemplo, una persona que tiene como objetivo lograr ahorrar cierta cantidad de dinero en dos años, no hace falta que haga su cashflow de manera diaria. Puede llevarlo de manera prolija mes a mes, pero si se tratase de una gran empresa seria acertado llevarlo diariamente, incluso considerando los días sábados y domingos.

Fijado estos parámetros, esenciales y básicos, lo que queda por considerar son solamente los criterios y conceptos que afectaran a nuestras dos principales variables del flujo: ingresos y egresos.

Ingresos y Egresos

Ingreso es considerado cualquier monto futuro financiero que percibiremos por cualquier tipo de concepto inherente a nuestra actividad principal. Contrapuesto, continuando con el mismo criterio, egreso es considerado cualquier monto futuro financiero que tengamos la obligación de abonar.

Veámoslo con un ejemplo básico de un comercio. ¿Cuál será nuestra principal fuente de ingresos? Si pensamos en la venta de nuestros productos, estamos acertados. ¿Y si se tratara de un empleado en relación de dependencia o de un taxista? Si esta vez pensaron en el sueldo o jornal, nuevamente lo hicieron en forma correcta.

Ahora, si es que pensamos en los egresos podemos encontrarnos con múltiples respuestas. En otras palabras, generalmente las compañí­as y las personas tienen mayor cantidad de renglones referentes a las erogaciones financieras que a las percepciones por actividad principal. Retomemos el ejemplo del cashflow financiero del comercio. Ya sabemos que los ingresos provienen de la venta de sus productos, pero sus egresos tienen tal grado de variedad que para llevarlo de forma prolija deberíamos ocupar un importante tiempo de nuestro día en forma frecuente. Muchos han llegado a ese punto y han arrojado el cashflow por la ventana por falta de paciencia.

Entonces, ¿Qué se recomienda cuando los egresos son atomizados y múltiples? Una de las mejores prácticas que se consideran es la unificación por criterio de origen. Todo aquel egreso propio de la compra o producción del producto se asigna a un criterio que puede ser llamado, por ejemplo, gastos de operaciones. Aquel que nos ha generado egresos financieros, por ejemplo, los intereses y mantenimiento de nuestra cuenta bancaria o, el financiamiento privado que asumimos, podemos incorporarlo bajo este concepto. De esta manera podemos unificar criterios bajo un gran paraguas que los unifica. Nuestro deber es llevarlo de forma tal que nos sea útil y que brinde utilidad a cuál sea nuestro objetivo.

Es importante mencionar que los ingresos también pueden ser agrupados y categorizados bajo categorías. Obviamente esto depende de la cantidad de fuente ingresos que pueda tener una persona o la empresa. Supongamos que una persona comienza a planificar la compra de un automotor para dentro de un año decide armar su cashflow. Las categorías de egresos ya las tiene claras, pero en ingresos decide hacer un agregar una fila debajo de la categoría principal: inversiones varias. Allá planifica sumar los ingresos pasivos que pueda generarle las inversiones que realizo en bonos y también lo que percibe mensualmente por el alquiler de una cochera.

Totalicemos el periodo: déficit y superávit

Antes de comenzar y desarrollar el totalizador y sus implicancias, es fundamental conocer los conceptos de déficit y superávit. Déficit financiero del cashflow, es todo aquel periodo en los egresos han sido mayores a los ingresos, mientras que superávit es lo opuesto, es decir, los ingresos han superado a los egresos.

En circunstancias ideales y casi perfectas, nos encontraremos al finalizar de cada periodo con una caja positiva de efectivo, es decir, con superávit financiero. Siento arruinarles el relato, pero no suele suceder de esta forma. Los periodos deficitarios suelen ser más frecuentes que aquellos que son positivos. ¿Por qué?

En las empresas, sobre todo en aquellas en las cuales el capital rota con una velocidad mayor, el flujo financiero suele estar apalancado en instrumentos que acotan el margen, pero que son fundamentales para el funcionamiento de una compañí­a. Es primordial identificar que nos quiere decir el cashflow en periodos deficitarios. Puede que exista la necesidad de capital porque estamos creciendo (mucha compra para abastecer el mercado). Puede que hayamos comprado un producto que no se vende o incluso el incremento de precio de uno de nuestros principales productos.

Lo cierto es que, en los pozos deficitarios, teniendo en cuenta el funcionamiento de nuestra actividad, debemos identificar las razones por las cuales estos se generan. Una vez conseguido, no solo podremos evitar que se instalen en forma recurrente, sino que también podremos asignar recursos de mejor manera.

Del lado contrario, es decir los ingresos que generamos en nuestro Cashflow, es primordial identificar: márgenes de rentabilidad, ingresos extraordinarios (por ejemplo, la venta de un lote de un producto obsoleto o el cobro de un juicio), estacionalidad de la demanda y de nuestro servicio (las empresas de helados poseen superávit en meses estivales y son deficitarias en periodos fríos), pero sobre toda la estimación de ventas de acuerdo al conocimiento de producto.

Conociendo todos estos factores, podremos diagramar con mayor facilidad: cuando realizar una inversión, ampliar una línea de producto o estimar cuándo podremos comprar un auto. Como toda herramienta el Cashflow o flujo de fondos efectivos, es una herramienta poderosa, fácil de usar y casi obligatoria para diagramar nuestra planificación financiera.